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Hindernisse beim Ausgabenmanagement und wie man sie überwindet

Dem Ausgabenmanagement wird in der gesamten Technologiebranche stets einer der höchsten ROI-Werte zugesprochen und er liegt weit über den ROI-Möglichkeiten anderer Bereiche wie ERP, CRM u.a., wobei der Return on Investment ordnungsgemäß implementierter Ausgabenmanagement-Initiativen oft mehr als das Zehnfache der ursprünglichen Investition beträgt.

Viele Unternehmen erkennen schnell den Nutzen dedizierter Programme für das Ausgabenmanagement und erzielen bereits nach wenigen Monaten beträchtliche Einsparungen, während für andere Unternehmen die volle Möglichkeit eines dedizierten unternehmensweiten Ausgabenmanagements noch in weiter Ferne zu liegen scheint. Aber geben Sie nicht auf. Mit dem richtigen Ansatz können Sie für Ihr Unternehmen eine Menge Geld sparen und eine Fülle von wirtschaftlichen Vorteilen erzielen.

Ausgabenmanagement bringt Transparenz, Kontrolle und Effizienz in die Art und Weise, wie Sie Güter und Dienstleistungen für den Betrieb Ihres Unternehmens einkaufen - und wie Sie dafür bezahlen. Nur dann können Sie die Kontrolle über Ihre Ausgaben und die Art und Weise übernehmen, wie Sie mit Ihren Lieferanten zusammenarbeiten und interagieren, um höhere Wertschöpfung, Einsparungen und Compliance zu erzielen.

Der Beginn dieses Prozesses kann jedoch entmutigend sein. Tatsächlich könnte es sich so anfühlen, als müssten Sie fünf Schritte zurückgehen, bevor Sie überhaupt vorwärts gehen können.

Das mag vielleicht übertrieben dramatisch klingen, aber die Projektteams für das Ausgabenmanagement stoßen oft auf eine Reihe von großen Hindernissen, die es zu überwinden gilt:
  • Uneinheitliche Daten: Ausgabedaten befinden sich in der Regel in mehreren Systemen, die möglicherweise nicht miteinander verbunden sind, von Tabellenkalkulationen für die Kreditorenbuchhaltung und Finanzmanagementsystemen bis hin zu ERP-Tools, Einkaufssystemen und Einkaufskarten.
  • Ungenauigkeit: Ausgabedaten sind aufgrund von Fehlern, Duplizierungen, Diskrepanzen in Datensätzen oder einer großen Menge von als "Sonstige" klassifizierten Daten oft inkonsistent. Sie können auch veraltet sein oder mehrere konkurrierende Versionen der Wahrheit darstellen.
  • Inkonsistente Produktinformationen: Namen und Kodierungen für Lieferanten, Produkte und Dienstleistungen können falsch aufgezeichnet sein, was den Überblick erschwert und den Verhandlungsspielraum mit Lieferanten einschränkt.
  • Offline/ Unorganisierte Beschaffungsmethoden führen zu verpassten Chancen bei verhandelten Verträgen mit Lieferanten.
  • Die Entscheidungsfindung vor Ort konzentriert sich in der Regel nur auf den Preis im Vergleich zum besten Gesamtwert für die Organisation und auf die Ausrichtung an den Unternehmenszielen.  Diese Prozesse sind zudem arbeitsintensiv und zeitaufwendig.
  • Einhaltung von Vorschriften / Compliance: Es ist schwierig sicherzustellen, dass alle Einkäufe in der gesamten Organisation mit dem Regelwerk des Unternehmens, den festgelegten Budgets und den ausgehandelten Lieferantenvereinbarungen in Einklang stehen, um kostspielige außervertragliche oder "Ausreißer"-Einkäufe zu vermeiden.
  • Mangelndes Vertragsmanagement: Verträge schlummern in Aktenschränken und verlängern sich oft automatisch, weil niemand hinsieht. Alle hart erkämpften Gewinne können über Nacht wieder verloren gehen. Ebenso wenig wird die Vertrags- und Lieferantentreue genau überprüft.
  • Nicht-wiederholbare Prozesse: Viele Aktivitäten wurden höchstwahrscheinlich auf einer Ad-hoc-Basis ohne definierte oder wiederholbare Methodik durchgeführt. Es gibt keine Systeme, die einen nahtlosen, durchgängigen Strom strategischer Beschaffungsaktivitäten durch die Verbindung von Käufern und Lieferanten ermöglichen.
Einfach ausgedrückt: Ohne die richtigen Werkzeuge und Disziplin ist es fast unmöglich zu sagen, wie viel man ausgibt, mit wem und wofür - und dann den gesamten End-to-End-Prozess zu steuern und zu rationalisieren.

Widerstehen Sie der Versuchung, jetzt das Weite zu suchen
Viele Menschen sind versucht, an diesem Punkt aufzugeben. Hier trennt sich bei den Anbietern die Spreu vom Weizen – weil manche mit der unübersichtlichen Realität des Geschäftslebens einfach nicht zurechtkommen.

Aber führende Lösungen für das Ausgabenmanagement können diese heiklen Probleme und vieles mehr überwinden, indem sie eine Reihe von Werkzeugen einsetzen, um jedes Durcheinander, das Sie ausgegraben haben, zu bereinigen.

Hier ein paar Beispiele für die Art von Transformation, die möglich ist:
  • Ausgaben-Analysewerkzeuge: Diese können jedes Quäntchen Daten in Ihren Transaktionssystemen aggregieren, bereinigen, validieren, kategorisieren und analysieren. Die Anreicherung von Lieferantendaten kann auch das Hinzufügen von Branchencodes ermöglichen, so dass Produkte und Dienstleistungen unter den richtigen Kategorien erscheinen. Plötzlich haben Sie ein klares Bild der Ausgaben. Jedes Muster zeigt Ihnen, wo Sie die Einkaufsprozesses weiter verbessern und die Einhaltung von Vorschriften durchsetzen können.
  • Strategische Beschaffung und eSourcing: Sie können die effizientesten und geeignetsten Beschaffungsmethoden verwenden, von Online-Auktionen, Ausschreibungsautomatisierung (RFX), Lieferantenidentifizierung, Angebotsabgabe/Verhandlungen und fortschrittliche Optimierungswerkzeuge, um den Wert der bezogenen Waren und Dienstleistungen drastisch zu steigern.
  • Vertragsmanagement: Diese Lösungen bieten unternehmensweite Vertragstransparenz, die verkürzte Zykluszeiten, verbesserte Vertragsverlängerungsraten, niedrigere Gesamtbetriebskosten und erhöhte Compliance ermöglichen. Ihre Beschaffungsteams arbeiten hart daran, hervorragende Verträge mit bevorzugten Lieferanten auszuhandeln, und es ist wichtig, dass der beabsichtigte Wert nicht durch unkonventionelle Einkäufe verwässert wird.
  • Lieferantenbeziehungsmanagement: Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihren Lieferantenstamm - zur Überwachung ihrer Leistung, des Transaktionsstatus und zur Verwaltung von Selbstbedienungsfunktionen. Das Ziel ist es, eine einheitliche Sicht auf die Fakten zu haben und die Leistung der Lieferanten durch den Einsatz von Lieferanten-Self-Service und -bewertungssystemen zu verbessern.
  • Purchase-to-Pay: Bietet einen automatisierten Arbeitsablauf, eingebaute Kontrollen und Workflows, wodurch die Zykluszeiten verbessert werden. Es ermöglicht einen nahtlosen, durchgängigen Fluss strategischer Beschaffungs-, Einkaufs- und Kreditorenaktivitäten durch die Verbindung von Käufern und Lieferanten, während gleichzeitig die Kosten der Transaktionen durch Effizienzsteigerungen gesenkt werden.
Und das ist nur ein Vorgeschmack auf einige der verfügbaren Funktionen. Mit dem Ausgabenmanagement kann jede "dunkle Ecke" Ihrer Beschaffungs-, Einkaufs- und Zahlungsvorgänge durchsucht und nutzbar gemacht werden.

Mit der richtigen Auswahl an Werkzeugen können Sie mögliche Schwachstellen ausbessern, Verschwendung reduzieren und offensichtliche Mängel umgehend beheben. Und es dauert auch nicht Jahre oder kostet ein Vermögen, dies zu beheben.