Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, das zu finden und zu kaufen, was sie benötigen

Wie wir kürzlich feststellten, können Tools zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung Ihr Unternehmen befähigen, Rechnungen zu empfangen, zu bearbeiten und zu bezahlen, egal wo Sie sich befinden – was in der momentanen Situation besonders wichtig ist.

Sobald ein Unternehmen über eine solche Lösung verfügt, können regelkonforme Einkaufsgenehmigungen und ein automatisierter Abgleich zwischen Bestellung und Rechnung gewährleistet werden. Der nächste große Schritt besteht dann darin, den Mitarbeitern einen einfachen Zugang zu Inhalten (Kataloge, Verträge und Websites von Lieferanten) für bestimmte Waren und Dienstleistungen von autorisierten Lieferanten zu ermöglichen.

Dies ist unerlässlich, um einen hohen Prozentsatz an verwalteten Ausgaben zu erreichen. Es ist viel wahrscheinlicher, dass Mitarbeiter den richtigen Artikel vom richtigen Lieferanten kaufen, wenn es einfacher ist, den offiziellen Weg zu beschreiten als das System zu umgehen. Wenn Mitarbeiter darüber genau die Artikel oder Dienstleistungen finden können, die ihren Bedürfnissen am besten entsprechen, wird der Einkaufsprozess für den Mitarbeiter optimiert und die vertragsbezogenen Ausgaben werden drastisch erhöht.

Vielen Unternehmen stehen oft nur wenige Inhalte oder Informationen von Lieferanten zur Verfügung. Als Folge davon, suchen Mitarbeiter das, was sie benötigen, außerhalb des Systems und ohne Abstimmung mit den Beschaffungsexperten. Dies gilt insbesondere dann, wenn sie nicht vor Ort arbeiten. Das ist nicht nur für die Mitarbeiter ein mühsamer Prozess, sondern macht die Arbeit des Beschaffungsteams – die Suche nach guten Lieferanten und Aushandlung hochwertiger Vereinbarungen – zunichte. In einer Zeit, in der „Verschwendung“ für viele Unternehmen das Ende bedeuten könnte, sollten manuelle Eingaben und liegengelassene Einsparungen unbedingt vermieden werden.

Die finanziellen Auswirkungen, die entstehen, wenn Mitarbeiter auf Lieferanten zurückgreifen, die nicht im System hinterlegt sind, und „außervertraglich“ einkaufen, sind beträchtlich. Insbesondere dann, wenn ausgehandelte Vereinbarungen nicht genutzt werden und die Ausgaben auf viele Lieferanten verteilt werden, gehen erhebliche Einsparmöglichkeiten verloren. Hinzu kommt das oft große Risiko, dass viele Einkäufe bei Lieferanten getätigt werden, die nicht richtig qualifiziert wurden, wodurch die Wahrscheinlichkeit steigt, dass Lieferanten nicht die geforderte Leistung erbringen, (rechtliche) Vorgaben nicht einhalten oder gar betrügen.

Um das System eines Unternehmens wirklich zur Verbesserung des Ausgabenmanagements zu nutzen und sicherzustellen, dass Mitarbeiter auf Vertragsbasis einkaufen, muss es einen effizienten, gut gesteuerten Prozess schaffen, der den Mitarbeitern einen bequemen Zugang zu umfassenden Lieferanteninhalten ermöglicht und sie dazu befähigt, das zu finden und zu kaufen, was sie benötigen.

Finden Sie heraus, wie
X