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Erfolgreicher Einkauf - Förderung der Akzeptanz durch Benutzererfahrung

Einer der wichtigsten Schlüssel zum Erfolg eines Einkaufssystems ist die Fähigkeit, eine unternehmensweite Akzeptanz zu erreichen, indem es den Mitarbeitern erleichtert wird, das zu bestellen, was sie benötigen, den Managern, diese Anträge zu prüfen und zu genehmigen, und den Abteilungsleitern, die Auswirkungen der Ausgaben auf ihr jeweiliges Budget zu erkennen.

An dieser Stelle übertreffen moderne Einkaufssysteme die ERP-Einkaufsmodule der alten Schule. ERP-Systeme decken einen breiten Funktionsumfang ab und sind für Finanzexperten konzipiert, nicht für den gelegentlichen Benutzer. Die Systeme erzwingen über ein oft schwer verständliches und schwer zu navigierendes System starre Einkaufsrichtlinien, hochkomplexe Bestellanforderungen und Genehmigungsprozesse, deren Abwicklung Wochen dauern kann. Buy-in, wie Sie vielleicht vermuten, fehlt oft.

Die gute Nachricht ist, dass neuere, Cloud-basierte Einkaufsanwendungen, wie z.B. die Werkzeuge von Proactis, sich darauf konzentrieren, die Akzeptanz durch ein Benutzererlebnis zu fördern. Für die Beschaffung bedeutet dies, ein Einkaufserlebnis und eine Schnittstelle zu schaffen, die den Benutzer auffordert mit: "Was brauchen Sie?", und die es ermöglicht, Bestellungen mit nur wenigen Klicks abzuschließen. Die Mitarbeiter müssen nicht mehr offline in Katalogen nach dem suchen, was sie brauchen, mit der Bestellanforderung herumlaufen und Genehmigungen suchen. Alle relevanten Einkaufsrichtlinien des Unternehmens, Katalogartikel von bevorzugten Lieferanten, anderen relevanten Punch-Out-Lieferanten und der Zugang zu fachkundigem Einkaufssupport sind online verfügbar.

Damit ein Einkaufssystem erfolgreich ist, sollte es ein echtes Einkaufserlebnis schaffen, das es den Mitarbeitern ermöglicht, sich auf ihre täglichen Aufgaben zu konzentrieren, ohne dabei die Transparenz und das Management zu opfern, die für ein effektives Ausgabenmanagement erforderlich sind. Es sollte ein einfach zu bedienendes Design haben, das einen kulturellen Wandel ermöglicht und es den Mitarbeitern erlaubt, tägliche Einkäufe auf Selbstbedienungsbasis innerhalb der etablierten organisatorischen Kontrollen durchzuführen. Best-in-Class-Einkaufsanwendungen sind äußerst produktiv und für Abteilungsleiter, Einkaufsfachleute und sogar Lieferanten leicht zu erlernen.

Für Mitarbeiter:
  • Eine äußerst intuitive Benutzeroberfläche mit übersichtlichen Bildschirmen und minimalen Eingabeanforderungen macht die Nutzung des Systems auch für Gelegenheitsnutzer einfach.
  • Induktiver Einkauf führt Mitarbeiter schnell zu potenziellen Lieferanten, Katalogen und Websites, so dass sie bei einer autorisierten Quelle genau das finden, was sie benötigen.
  • Die Sichtbarkeit der Anfragen während des gesamten Prozesses gibt den Mitarbeitern ein echtes Gefühl der Eigenverantwortung.
Für Abteilungsleiter:
  • Durch die automatisierte Kontenkodierung und Budgetprüfung entfallen zeitaufwändige Nachforschungen oder Überprüfungen.
  • Flexible Workflow- und Genehmigungshierarchien ermöglichen Genehmigungsgruppen, befristete Zuweisungen, Urlaubszeiten usw.
  • E-Mail-Benachrichtigungen für genehmigungspflichtige Kaufanfragen mit persönlichen Präferenzen für Gruppierung und Zeitplanung erleichtern das Management der Zeit und vermeiden Verzögerungen.
  • Genehmigungen mit einem Klick oder die Rückkehr zum Antragsteller mit Kommentaren machen den Genehmigungsprozess schnell und einfach.
  • Die vollständige Transparenz der Kosten-Pipeline bietet Managern die Informationen, die sie für die effektive Verwaltung der Abteilungsausgaben und des Cashflows benötigen.
Für Einkaufsprofis:
  • Durch den Self-Service-Einkauf von Routinewaren und -dienstleistungen durch die Mitarbeiter wird Zeit für wertschöpfende Aktivitäten wie die strategische Beschaffung und das Management der Lieferanten gewonnen.
  • Freiform- und Vorlagenanforderungen in Kombination mit elektronischen Katalogen beschleunigen die Kommunikation der Anforderungen vom Anforderer zum Käufer.
  • E-Mail-Benachrichtigungen für erforderliche Maßnahmen wie Vertragsprüfungen und Beschaffungsschritte ermöglichen es dem Einkaufsteam, nur bei Ausnahmen aktiv zu werden, ohne dass etwas "durch die Maschen" fällt.
  • Unterstützung bei der Einbindung von Lieferanten, automatisierte Beschaffungsereignisse, elektronische Ausschreibungsfragebögen und das zentralisierte Vertragsmanagement sorgen für Struktur und reduzieren den Verwaltungsaufwand für viele Aktivitäten, die erforderlich sind, um "Best-Value"-Lieferanten und -Vereinbarungen zu erhalten.
Für Finanzexperten:
  • Der Einkauf per Bestellung reduziert die Belastung der Kreditorenbuchhaltung durch unerwartete Rechnungen.
  • Durch vordefinierte Auftragszeilen entfällt der "Wer hat das gekauft und wofür?"-Zyklus, der den Kostenzuordnungs- und Zahlungsprozess verlangsamt.
  • Budgetkontrollen vor der Bestellung stellen sicher, dass die Mittel verfügbar sind, bevor die Käufe genehmigt werden.
  • Automatisierter Rechnungsabgleich und Fehlerbehebung bei Nichtübereinstimmungen über einen elektronischen Workflow vereinfacht die Rechnungsannahme.
  • Die Transparenz der Kostenpipeline stellt sicher, dass es keine bösen Überraschungen durch unerwartete Verpflichtungen gibt.