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eProcurement im Zusammenspiel mit Ihrem ERP-System für ein hocheffektives Ausgabenmanagement

Das Ausgabenmanagement besteht aus einer Reihe strukturierter Prozesse, welche die Kontrolle und Transparenz über Ihre Unternehmensausgaben drastisch erhöhen. Nun fragen Sie sich vielleicht, ob es überhaupt möglich ist, eine das Ausgabenmanagement effektiv unterstützende eProcurement-Lösung zu implementieren, OHNE Ihr bestehendes Enterprise Resource Planning (ERP)-System zu ersetzen. Denn das könnte ein langwieriges, teures und risikoreiches Unterfangen werden.

Die gute Nachricht ist, dass Sie prinzipiell eine Beschaffungslösung in Kombination mit fast jedem zentralen Finanz- oder ERP-System einsetzen können. Tatsächlich ist es durchaus sinnvoll, ein Beschaffungssystem zu verwenden, das nicht Teil des ERP-Systems ist:
  1. Beim Ausgabenmanagement geht es um die Steuerung von Unternehmensprozessen, die außerhalb des ERP-Bereichs liegen. Diese Prozesse finden statt, bevor zum Beispiel eine Bestellung oder Rechnung im ERP-System auftaucht oder bevor ein Lieferant dem ERP-System hinzugefügt wird. Darüber hinaus werden beim Ausgabenmanagement über die Beschaffungslösung zahlreiche Informationen über Lieferanten, Ausschreibungen, Verträge und Kataloge verwaltet, die in Ihrem ERP-System nicht vorhanden sind.
  2. Mit Beschaffungslösungen arbeiten viel mehr Personen als mit ERP-Systemen. Bestimmte Funktionen eines Beschaffungssystems werden von fast allen Mitarbeitern genutzt, andere von Ihren externen Lieferanten.
Glücklicherweise sind die meisten eProcurement-Systeme so konzipiert, dass sie unkompliziert über Standardschnittstellen an Finanz- und andere Unternehmenssysteme angebunden werden können – ohne größere Eingriffe in die bestehende IT-Umgebung.

Die folgenden Fragen sollte sich jedes Unternehmen stellen, das zur Unterstützung des Ausgabenmanagements ein Beschaffungssystem einführen möchte, welches Hand in Hand mit dem bestehenden ERP-System arbeiten soll:

Was ist das grundlegende Ziel?
Das grundlegende Ziel bei der Einführung einer Beschaffungslösung im Hinblick auf die Ausgabenverwaltung besteht darin, Kontrolle und Transparenz über alle Einkaufsaktivitäten Ihres Unternehmens zu gewinnen und die Gesamtkosten für benötigte Waren und Dienstleistungen zu minimieren.

Es kann herausfordernd sein, dieses Ziel zu erreichen, wenn man die Vielfalt der beschafften Waren und Dienstleistungen bedenkt. Aber diese Herausforderung anzugehen, lohnt sich, denn die Rendite ist enorm.

Wie genau werden Einsparungen erzielt?
Einsparungen können u.a. dadurch erzielt werden, dass Unternehmen unnötige Einkäufe unterbinden, die Beschaffung besser auf den tatsächlichen Bedarf abstimmen, niedrigere Preise verhandeln und die Verwaltungskosten für Transaktionen senken.

Allerdings lassen sich diese Einsparmöglichkeiten nur dann umsetzen, wenn Einkäufe ordnungsgemäß genehmigt werden, die Lieferantenauswahl und -verwaltung richtig abläuft, die korrekten Preise und Konditionen angewandt werden und der Einkaufsprozess unternehmensweit schnell und effizient durchgeführt wird.

Welche Unternehmensprozesse sind involviert?
Es gibt zwei wichtige Prozesse, die zusammenwirken müssen, um ein effektives Ausgabenmanagement zu erreichen: Source-to-Contract und Purchase-to-Pay
  • Mit dem Source-to-Contract-Prozess wird der Grundstein für Einsparungen gelegt, indem gute Lieferanten gefunden und vorteilhafte Verträge geschlossen werden, über die das Unternehmen einkaufen kann. Dies ist ein kontinuierlicher Vorgang. 
  • Im Purchase-to-Pay-Prozess können mögliche Einsparungen dann realisiert werden, sofern Mitarbeiter auch wirklich auf der Basis von vorab verhandelten Vereinbarungen beschaffen. Zudem können in diesem Prozess auch signifikante Effizienzgewinne bei der Rechnungsbearbeitung erzielt werden.
Mit einem klaren Verständnis für die wechselseitige Beziehung zwischen dem Purchase-to-Pay- und dem Source-to-Contract-Prozess, können diese parallel entwickelt werde. Auf diese Weise können Sie sowohl für schnelle als auch für nachhaltige Ergebnisse sorgen.
 
Welche Personen sind beteiligt?
Die Ausgabenverwaltung betrifft viele Mitarbeiter eines Unternehmens: Beschaffungsexperten und Category Teams, Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung, alle Führungskräfte mit Budgetverantwortung, Mitarbeiter, die im Zuge ihrer Tätigkeit Waren oder Dienstleistungen beschaffen, sowie alle Lieferanten.
         
Welche Funktionalitäten muss die Beschaffungslösung mitbringen?
Drei Funktionalitäten sind für ein Beschaffungssystem essenziell: 
  1. Informationsverwaltung und -zugang
Dies können Angaben zur Lieferantenqualifikation, zu Verträgen, Ausschreibungsdokumenten und zugehörigen Angeboten sowie Katalogen sein. Die meisten dieser Informationen sind in ihrem ERP-System wahrscheinlich nicht vorhanden. 
  1. Workflows auf Basis von Unternehmensregeln
Anders als bei den meisten ERP-Funktionen geht es bei Beschaffungsprozessen viel mehr darum, den Aktivitätsfluss zwischen Lieferanten, Führungskräften, Beschaffungsexperten, Kreditorenbuchhaltern und anderen Mitarbeitern zu erleichtern. 
  1. Geführte Prozesse
Lösungen müssen nutzerorientiert sein und sowohl den aktuellen wie auch den zukünftigen Bedürfnissen der Benutzer entsprechen können.
 
Was sind die Schlüssel zum Erfolg?
Jedes Beschaffungssystem sollte an den Menschen orientiert sein, die damit arbeiten, denn die Schlüssel zum Erfolg sind folgende:
  • Nutzerakzeptanz
Die Annahme der Lösung durch die Benutzer ist entscheidend für die Erzielung eines hohen Anteils verwalteter Ausgaben.
  • Lieferanten
Ebenso sollte Ihr Beschaffungssystem Lieferanten die Interaktion mit Ihrem Unternehmen durch Self-Service-Funktionen erleichtern. Dann werden es diese auch gerne annehmen.
  • Ein bewährte Komplettlösung
Es ist wichtig, dass das von Ihnen ausgewählte eProcurement-System den gesamten Source-to-Pay-Prozess abdecken kann – auch wenn Sie es schrittweise einführen.
  • Ein Partner mit Erfahrung
Die Einführung eines Beschaffungssystems, um letztlich Ihre Ausgaben zu steuern, unterscheidet sich deutlich von der Einführung eines ERP-Systems. Was Sie brauchen, ist ein Partner, der auf Beschaffungslösungen und das Ausgabenmanagement spezialisiert ist.

Wie wird sich die Beschaffungslösung auf bestehende Systeme auswirken?
Die Prozesse, die von einer Beschaffungslösung abgedeckt werden, liegen weitgehend jenseits der Kernfunktionen der meisten ERP-Systeme. So sind die Auswirkungen bei der Implementierung einer eProcurement-Lösung aus Systemsicht minimal.

Beispiel Purchase-to-Pay-Prozess:
  • Wenn Sie bisher Bestellanforderung innerhalb des ERP-Systems stellen, werden Sie das schlichtweg ändern.
  • Der Kontenplan wird weiterhin in Ihrem Hauptbuch geführt und einfach in das Beschaffungssystem eingespeist.
  • Die Lieferanten-Stammdaten werden ebenfalls weiterhin im ERP gepflegt und an die Beschaffungslösung übergeben, um Bestellungen zu tätigen.
  • Die meisten Bestellungen werden über Ihr Beschaffungssystem getätigt und als Rückstellungen oder Verbindlichkeiten an Ihr ERP-System gemeldet.
  • Zahlungsschecks werden weiterhin von Ihrem ERP-System ausgestellt, aber die meisten Rechnungen und Gutschriften werden in der eProcurement-Lösung erfasst und verarbeitet.
Beispiel Source-to-Contract-Prozess:
  • Ein umfassendes Lieferantenverzeichnis wird in Ihrem Beschaffungssystem erstellt – Ihr neues Haupt-Repository. Von dort werden nur grundlegende Lieferanteninformationen an Ihr ERP-System weitergeleitet, wenn dies erforderlich ist.
  • Sofern Sie Lieferantenvertragsdateien in Ihrem ERP abgelegt haben, werden Sie diese künftig im Vertragsverzeichnis Ihrer eProcurement-Lösung speichern.
Die Implementierung ist tatsächlich recht einfach. Anbieter von Beschaffungslösungen zur Unterstützung Ihrer Spend Management-Initiative, wie zum Beispiel Proactis, sind sehr erfahren darin, das geforderte Maß der Integration zu gewährleisten.
  • Müssen wir unser bestehendes ERP-System ersetzen, bevor wir ein Beschaffungssystem einführen?
Wenn es keinen anderen Grund für diese Maßnahme gibt, lautet die Antwort ziemlich sicher nein. Wenn Ihr System Ihnen bereits die grundlegenden Funktionalitäten für das Finanzmanagement und das Reporting bietet, die Sie benötigen, werden die meisten Beschaffungssysteme dem nicht im Wege stehen.
 
  • Ist das Beschaffungsmodul unseres ERP-Systems nicht die beste Option?
Wenn überhaupt, verfügen nur sehr wenige ERP-Systeme über ein Beschaffungsmodul, das mit seinen Funktionalitäten die gesamte Bandbreite des Source-to-Contract- und Purchase-to-Pay-Prozesses abdeckt. Die Anforderungen an ERP- und Beschaffungssysteme sind recht unterschiedlich. Daher kann es durchaus sinnvoll sein, für die Beschaffung und das Ausgabenmanagement eine separate Lösung von einem darauf spezialisierten Anbieter zu wählen, anstatt alles aus einer Hand zu bekommen.
  • Können wir jetzt eine eProcurement-Lösung zur Unterstützung des Ausgabenmanagements einsetzen und dann später unser ERP-System ersetzen, ohne auch unser Beschaffungssystem ersetzen zu müssen?
Ja, auch zu anderen ERP-Systemen bestehen Standardschnittstellen für eine einfache Integration. 
  • Können wir einen einzigen Prozess zur Ausgabenverwaltung über mehrere ERP-Systeme hinweg einsetzen?
Ja, und viele Unternehmen machen das schon. Wenn Sie mehrere verschiedene ERP-Systeme haben, die verschiedene Geschäftsbereiche innerhalb Ihres Unternehmens unterstützen, können Sie enorme Vorteile durch einen gemeinsamen Prozess zur Ausgabenverwaltung erreichen. Dieser wird über alle Geschäftsbereiche hinweg implementiert und die dafür benötige Beschaffungslösung mit allen erforderlichen ERP-Systemen integriert.

Wie vermeidet man ein langwieriges, teures Projekt?
Die Umsetzung eines Projekts zur Ausgabenverwaltung muss weder mühsam noch kostspielig sein, wie man es eventuell von der Ablösung des ERP-Systems kennt. Heutzutage ist es üblich, solche Rollouts in mehrere Miniprojekte zu unterteilen, die für sich jeweils schon einen ROI aufweisen. Unterteilt werden kann nach: 
  • Ausgabenkategorien: Beginnen Sie mit einer einzigen Kategorie, wie z.B. IT-Ausgaben, oder einer Gruppierung ähnlicher Kategorien. Priorisieren Sie die Kategorien und zugehörige Lieferanten nach der Höhe der Einsparungen, die Sie darin erwarten.
  • Unternehmensprozessen: Beginnen Sie z.B. mit dem Purchase-to-Pay-Prozess, um eine solide Grundlage für regelkonforme Einkäufe zu erhalten. Gehen Sie dann die einzelnen Elemente des Source-to-Contract-Prozesses an, um das Angebot an Lieferanten schrittweise zu erweitern.
  • Unternehmenseinheiten: Führen Sie die Neuerungen nicht gleich für das gesamte Unternehmen ein. Beginnen Sie z.B. erstmal mit Ihrem Hauptsitz oder einem bestimmten Unternehmensbereich, um Erfahrungen zu sammeln und Ihre Prozesse zu justieren.
So widmen Sie sich in jeder Phase im überschaubaren Rahmen einer Kombination aus einzelnen Ausgabenkategorien, Unternehmensprozessen und Unternehmenseinheiten. Sie können einfacher die Kontrolle über das Projekt behalten, Ergebnisse messen und Anpassungen für die folgenden Phasen vornehmen.
 
Wo fängt man an?
Die meisten Initiativen zur Ausgabenverwaltung sind dann erfolgreich, wenn CFOs und CPOs ihre Kräfte vereinen. Die ersten Schritte aller wichtigen Projekte sind immer gleich: 
  1. Sorgen Sie in Ihrem Führungsteam für ein gemeinsames Verständnis über erforderliche Maßnahmen.
  2. Erstellen Sie einen Business Case dafür.
  3. Finden Sie einen gangbaren Weg, jede für die Zielerreichung erforderliche Aktivität zu steuern, zu messen und zu verbessern.
  4. Machen Sie deutlich, durch welche Maßnahmen die Investition refinanziert wird.
Erreichen Sie einen besseren Überblick und mehr Kontrolle über die Ausgaben Ihres Unternehmens