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Die Beschaffung im konstanten Wandel

Die Beschaffung entfernt sich rasch von einer ehemals personen-zentrierten Funktion, bei der leitende Beschaffungsprofis einen Großteil der Arbeit selbst erledigten, diesen oft manuell erledigten und einen Großteil der Arbeit hauptsächlich mit dem Wissen bearbeiteten, welches sie sich über Jahre in diesem Beruf angeeignet hatten.

Aber in den letzten Jahren hat sich viel verändert. Heute konzentriert sich der leitende Beschaffungsleiter viel stärker auf die Einführung standardisierter Prozesse, die eine gute Beschaffungspraxis ermöglichen und durchsetzen, und auf den Einsatz von Technologieinstrumenten, die die Mitarbeiter in ihrem Team und in der gesamten Organisation durch diese Prozesse führen.

Der Druck, der diesen Wandel verursacht, ist vielfältig, unter anderem
  • Ein Mangel an Beschaffungskapazität macht es zwingend erforderlich, dass das Team von routinemäßiger Verwaltungsarbeit befreit wird und die Werkzeuge erhält, um in kritischen wertschöpfenden Funktionen wie der strategischen Beschaffung "mit weniger mehr zu erreichen", und zwar nicht nur in den wenigen obersten Kategorien, sondern auch in Kategorien mit geringerem Stellenwert oder höherem Risiko.
  • Führungskräfte der C-Ebene wünschen sich eine "pünktliche Beschaffung", d.h. eine schnellere Erfüllung der Bedürfnisse der Organisation für alle Kategorien, während sie diese gleichzeitig auf optimale Weise und in Übereinstimmung mit den Unternehmensrichtlinien erhalten.
  • Jüngere und technisch versierte Mitarbeiter, die in den Beschaffungsberuf einsteigen, erwarten Zugang zu guten technischen Werkzeugen und Informationen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Und sie brauchen ihn, weil sie einfach noch nicht das Erfahrungsniveau aufgebaut haben, um dies allein zu tun.
  • Die Personalfluktuation in der Beschaffung und in der gesamten Belegschaft verschärft all diese Probleme - Prozessgeschwindigkeit, Einhaltung von Vorschriften, Kapazitäten und Talente. Wenn ein erfahrener Mitarbeiter des Beschaffungswesens ausscheidet, kann dies laufende Prozesse stören oder sogar die Geschäftskontinuität gefährden. Die Leiter der Beschaffungsabteilung müssen in der Lage sein, neue Teammitglieder schnell und mit der Zuversicht einzusetzen, dass sie ihre Aufgaben korrekt ausführen. Die Organisation muss neue Mitarbeiter in den Beschaffungsprozess einbinden, sobald sie an Bord kommen.
Die Lösung dieser Probleme ist nur mit gut konzipierten technischen Werkzeugen möglich, die die Menschen schnell, effizient und konsequent durch das richtige Verfahren führen.

Reifere Organisationen erkennen, dass sie, um diesen Bedarf an Schnelligkeit und Kapazität zu decken, die Mitarbeiter in der gesamten Organisation - und nicht nur das Einkaufsteam - in die Lage versetzen müssen, eine effektive Beschaffung durchzuführen. Dazu bedarf es wiederum technologischer Rahmenbedingungen zusammen mit gut durchdachten Richtlinien und Verfahren. Einige der Instrumente, die Organisationen einsetzen, um dies zu verwirklichen, sind:
  • Größeres Angebot an Lieferanteninhalten innerhalb des P2P-Systems, so dass Menschen katalogbasierte Artikel von qualifizierten Lieferanten schnell selbst finden und kaufen können.
  • In das P2P-System integrierte "Quick Quote"-Prozesse, die es den Abteilungen ermöglichen, Angebote von vorqualifizierten Lieferanten für Routinedienstleistungen anzufordern und zu vergleichen.
  • Vorgefertigte schrittweise Beschaffungsprozesse und RFX-Vorlagen, die es den operativen Abteilungen ermöglichen, noch mehr strategische Einkäufe in bestimmten Kategorien in einer standardisierten, transparenten Art und Weise, die die Beschaffung an den richtigen Stellen effektiv einbezieht, weitgehend selbst durchzuführen.
Vorausschauende Beschaffungsleiter sind klar darauf ausgerichtet, einen stärker standardisierten, kooperativen und effizienteren Ansatz für den gesamten Prozess des Einkaufs von Waren und Dienstleistungen zu ermöglichen - innerhalb des Beschaffungsteams, in der gesamten Organisation und in einem breiteren Spektrum von Kategorien. Diejenigen, die diesen Ansatz verfolgen, verzeichnen einen stetigen Anstieg des Prozentsatzes der vertragsgebundenen – und somit gemanagten – Ausgaben und der damit verbundenen Vorteile.