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Die 5 wichtigsten Möglichkeiten zur Automatisierung des Source-to-Pay-Zyklus

Source-to-Pay (S2P) ist ein vollständiger End-to-End-Prozess, der mit der Beschaffung von Produkten oder Dienstleistungen beginnt und mit dem Abschluss der Zahlung endet. Manuelle Beschaffungsprozesse werden durch menschliche Fehler, fehlende Ausgabentransparenz, manuelle Genehmigungen, doppelte Zahlungen und isolierte Prozesse gelähmt. Dies führt nicht selten zu Ineffizienz, hohem Risiko und unüberlegten Einkäufen. Das primäre Ziel der Automatisierung des S2P-Zyklus ist die Wertschöpfung dank einer effizienten Lieferkette.

Die Automatisierung im S2P-Prozess macht Ihr Unternehmen produktiver. Sie ist für Unternehmen gedacht, die wenig wertschöpfende Aufgaben automatisieren, ihre Effizienz steigern und Kosten senken wollen.

​Schrittweise zur Umgestaltung Ihres Source-to-Pay-Prozesses
Wo sollten Sie also am besten anfangen? Muss der S2P-Prozess komplett überholt werden? Oder starten Sie doch eher mit kleinen Veränderungen und erweitern dann allmählich den Umfang? Vor allem müssen Sie sich die Frage stellen: Was bietet den größten Nutzen für Ihr Unternehmen?

Um das herauszufinden, sind einige Leitfragen hilfreich: Haben Sie Ihren Sourcing-Prozess bereits automatisiert? Oder Ihre Rechnungsverwaltung? Oder einen anderen Teilprozess? Ist dies der Fall, ist das schon ein sehr guter Schritt. Von dort aus können Sie nun weitere Möglichkeiten zur Automatisierung identifizieren, um eine möglichst hohe Automatisierung ihres gesamten Prozesses zu erreichen. Wenn Sie mit der Umgestaltung ihres S2P-Prozesses noch gar nicht begonnen haben, macht es Sinn, sich zunächst auf einen Teil der Prozesskette konzentrieren, anstatt gleich den kompletten S2P-Zyklus zu transformieren.

Im Folgenden stellen wir Ihnen 5 wichtige Elemente des S2P-Prozesses vor, damit Sie herausfinden können, was Ihnen den größten Nutzen bringt.
 
1. Lieferantenmanagement: Identifizierung und Bewertung von Lieferanten
Informationen über Ihren Lieferantenstamm zu sammeln und zusammenzuführen kann arbeitsintensiv sein – insbesondere, wenn diese Tätigkeit manuell erfolgt. Auch Daten zu Materialspezifikationen zu pflegen sowie Lieferbestands- und Produktionsdaten Ihrer Lieferanten zu interpretieren, kann eine mühsame Aufgabe sein.

Dies ist ein hervorragendes Beispiel dafür, wie Automatisierung Ineffizienzen in der Lieferkette beheben kann. Mit einer guten Lösung für das Lieferantenmanagement werden alle Informationen an einem Ort gesammelt und sind leicht zugänglich. Eine gute Lösung zur Automatisierung verkürzt die benötigte Arbeitszeit für die Recherche, Bewertung und Auswahl passender Lieferanten und vermeidet gleichzeitig den Einkauf bei ungeprüften Lieferanten.

2. Beschaffung: Beschaffungsaktivitäten durchführen (RFI, RFP, RFQ)
Mit einer Supply Management-Plattform lassen sich diverse Beschaffungsaktivitäten nahtlos durchführen. Das automatische Versenden von Preisanfragen und Produktanforderungen ist einfach und effizient.

Zunächst müssen Sie in der Lage sein, automatisch ein „Request for Information“ (RFI) zu erstellen und zu versenden, wenn Sie Informationen von potenziellen Lieferanten einholen wollen. Ein Sourcing-System sammelt und verarbeitet alle Informationen von in Frage kommenden Lieferanten zu deren Produkten oder Dienstleistungen sowie allgemeine Geschäftsinformationen.

Wenn Sie eine Angebotsanfrage (Request for Proposal, kurz RFP) erstellen, bitten Sie damit um eine umfassende Beschreibung der Dienstleistungen. Danach können Sie eine Preisanfrage (Request for Quote, kurz RFQ) an die Anbieter senden, damit diese einen Kostenvoranschlag abgeben können. Auch hier ist der gesamte Prozess, wenn er automatisiert ist, schnell und unkompliziert. Mit einem RFQ können Sie nicht nur die beste Lieferoption auswählen, sondern auch weitere Anbieter prüfen, um zu sehen, ob sie Ihre Anforderungen erfüllen können.

Die Auswahl des richtigen Lieferanten ist dabei nicht einfach. Sie müssen zahlreiche Dokumente prüfen, möglicherweise Produktmuster begutachten und Lieferanten anhand einer Scorecard bewerten. Wenn dieser Prozess manuell durchgeführt wird, kann er Wochen oder sogar Monate dauern.

Der Prozess wird dann noch komplizierter, wenn Sie mehrere Anbieter mit ähnlichen Angeboten finden. Um die richtige Entscheidung zu treffen, reicht es dann nicht, sich auf wenige Merkmale und Funktionen zu konzentrieren, sondern es muss eine Vielzahl von Faktoren bestimmt und ausgewertet werden. Die Automatisierung des S2P-Prozesses macht solche Entscheidungen einfacher. Mit allen Lieferanteninformationen in einem Portal ordnet ein automatisiertes System die Lieferanten nach fest definierten Kriterien ein und entfernt sowohl die manuelle Arbeit als auch Subjektivität aus dem Entscheidungsprozess.

Allgemein gesprochen helfen Beschaffungslösungen Unternehmen dabei, die richtigen Lieferanten zu identifizieren und anschließend Verträge zu erstellen. Richtig gute Lösungen gehen aber noch einen Schritt weiter, indem sie Verträge verwalten und gleichzeitig die Leistung der Lieferanten überwachen, um etwaigen Compliance-Probleme oder Risiken auf die Spur zu kommen.

3. Anforderung an Bestellungen: Bestellungen effizient verwalten
Haben Sie einen Vertrag abgeschlossen, ist es an der Zeit, Bestellungen unter den vereinbarten Bedingungen zu tätigen. Daher benötigen Sie eine robuste Plattform, mit der Sie Ihre ausgehenden Bestellungen mühelos verwalten können. Andernfalls wird ein Großteil Ihrer Zeit für die Bearbeitung dieser Bestellungen, Lieferavisen, Empfangsbestätigungen und Rechnungen verwendet – und das ist nicht wirklich effizient.

Eine automatisierte Lösung kann einen einfachen Online-Katalog und Bestellprozess bereitstellen, der genaue und präzise Bestellungen zusammen mit den erforderlichen Genehmigungen gewährleistet. So stellen Sie sicher, dass ausgehende Bestellungen im Rahmen der bestehenden Verträge getätigt werden und alle vereinbarten Bedingungen eingehalten werden.

4. Rechnungsverwaltung: Kreditorenbuchhaltung automatisieren
Der Empfang und die Bearbeitung von Papierrechnungen kann ein weiterer zeitaufwändiger und kostspieliger Prozess sein. Der automatisierte Rechnungsausgleich beschleunigt diesen arbeitsintensiven Prozess, indem Papierdokumente wie Bestellungen, Rechnungen und Angebote eingescannt und anschließend elektronisch weiterverarbeitet werden. Außerdem werden diese Dokumente sicher gespeichert, sodass jede autorisierte Person problemlos darauf zugreifen kann.

Sobald Ihre Waren oder Dienstleistungen geliefert wurden, kann eine Lösung für die Kreditorenbuchhaltung die Bestellungen mit den Rechnungen abgleichen und so helfen, falsche Zahlungen zu vermeiden. Außerdem wird der Prozess der Autorisierung vereinfacht.

5. Genehmigungs-Workflows: Autorisierung und Freigabe von Zahlungen
Der traditionelle Prozess der Autorisierung und Freigabe von Zahlungen für erhaltene Lieferungen ist sehr komplex. In der Regel gibt es verschiedene Autorisierungsstufen und die Rechnungen gehen über die Schreibtische mehrerer Unterzeichner. Autorisierungen via E-Mail und Excel-Tabellen nachzuverfolgen kann zu doppelten Zahlungen und langen Verzögerungen bei der Genehmigung führen. Dies birgt die Gefahr von verspäteten Zahlungen, die Ihre Lieferantenbeziehungen beeinträchtigen können.

Automatisierte Lösungen, die in Ihr Finanz- oder ERP-System integriert sind, tragen dazu bei, die Zeit bis zur Zahlung zu verkürzen. Verschiedene Benutzer können sich anmelden, Belege bestätigen und Zahlungen genehmigen, damit diese rasch bezahlt werden können.

Zusammenfassung
Jedes Unternehmen unterscheidet sich in seinen Bedürfnissen. Daher gilt es zunächst zu analysieren, wo man heute steht und welche Ziele man mit einer Automatisierungsstrategie erreichen möchte. Dann erst können der passende Weg zum Ziel festgelegt und konkrete Schritte unternommen werden.

Wenn Sie eine vollständige S2P-Implementierung in Erwägung ziehen, sollten Sie den schrittweisen Ansatz in Betracht ziehen. Er ist weniger risikoreich und hilft dabei, die Hürden im Change-Management zu überwinden.

Mit der Automatisierung in einem oder wenigen Bereichen zu beginnen, ist durchaus lohnend und führt nur zu minimalen Unterbrechungen in Ihrem Unternehmen. Sprechen Sie mit einem Experten, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie am besten anfangen.