Are you visiting us from the USA? To get the most relevant information, you may want to visit our
www.proactis.com/us/ site or choose another country from the global selector above

Datengesteuertes Ausgabenmanagement: der Schlüssel zu guter Geschäftsplanung & Entscheidungsfindung

In sich ständig verändernden Märkten wird ein effektives Informationsmanagement schnell zu einer wesentlichen Voraussetzung, um Ausgabenkontrolle und ein gutes Endergebnis zu erreichen. Für viele Unternehmen bedeutet dies ein datengesteuertes Ausgabenmanagement, d. h. strategischer Einkauf, Kostenreduzierung und Lieferkettenmanagement auf der Grundlage detaillierter Daten.

Um Ihren Return on Investment (ROI) zu maximieren, absolute Effizienz zu erreichen und langfristigen Nutzen für Ihr Unternehmen zu schaffen, muss Ihr Team auf umfassende Daten zugreifen können. Wenn Sie beispielsweise ein klares Bild der eProcurement- und Einkaufsaktivitäten haben – von den Transaktionen bis hin zu Übersichtsanalysen – erhalten Sie nahezu in Echtzeit einen vollständigen Überblick über die Ausgaben und können so fundierte Geschäftsentscheidungen treffen.  
 
Gepaart mit Ihrem Enterprise Resource Planning (ERP)-System und/oder anderen Softwarepaketen bietet Ihnen dieser Ansatz unvergleichliche Möglichkeiten, zuvor fragmentierte und isolierte Informationen zu überblicken, zu analysieren und daraus Berichte zu erstellen. Die nahtlose Integration mit einer Finanz-/ERP-Lösung wie Infor Sun, Unit4, MRI (und vielen anderen) stärkt die Source-to-Pay-Prozesse und bettet sie tiefer in Ihr Unternehmen ein, da Lieferantendaten konsolidiert, Anfragen zu Lieferantenrechnungen schneller gelöst und PO-Flips für eine effizientere Verarbeitung ermöglicht werden. All diese Aktivitäten liefern eine Fülle von aussagekräftigen Daten, die in Summe einen tiefen Einblick in den Beschaffungsprozess bieten.

Sie sind immer nur so gut wie Ihre Daten. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass sowohl die Beschaffung als auch die Finanzabteilung die Daten auf die gleiche Weise kategorisieren. Zum Beispiel ist der Zugang zu umfassenden Informationen über vergangene, aktuelle und zukünftige Einkäufe entscheidend. Führungskräfte in der Beschaffung müssen datengestützte Entscheidungen bezüglich der Lieferkette treffen - mit höherer Transparenz darüber, mit wem das Unternehmen es zu tun hat. Ein leichterer Zugang zu Daten wird strategische Auswirkungen haben, da vorhergesagt, geplant und modelliert werden kann. Zwar gibt es in der Regel bereits eine Fülle von Informationen - etwa zu Ausgaben, Transaktionen, Beschaffungszyklen, Durchlaufzeiten usw. - doch sind die Daten oft nicht integriert. Unternehmen brauchen einen Überblick über alle Geschäftsbereiche, und die Beschaffung als zentraler Punkt ist perfekt dafür geeignet.

Im aktuellen Klima werden belastbare Daten jedoch sofort benötigt und nicht erst, wenn sie irgendwann in einem Reporting auftauchen. Hier kommt Künstliche Intelligenz (KI) ins Spiel. Sie kann die Beschaffungssituation interpretieren und die wahrscheinlichsten Resultate vorhersagen, was zu mehr Zeitersparnis, mehr Compliance und weniger Risiko führt.

Veraltete Management-Tools verfügen nicht über die Breite und Tiefe von Spend Management-Plattformen der nächsten Generation. Damit können sowohl Beschaffungsleiter als auch Führungskräfte in Unternehmen auf der ganzen Welt über die reine Kostenreduktion hinausgehen und die Beschaffung in ein strategisches Werkzeug zur Schaffung echter, dauerhafter Werte verwandeln. Gary Simon, BSc, FCA, FBCS, CITP, Chief Executive von FSN & Leiter des Modern Finance Forums auf LinkedIn, hat zum Beispiel festgestellt: "Beschaffungsdaten (Mengen, Lieferungen, Quellen und Substitute) müssen im Einklang mit Umsatzprognosen geplant werden, je nach Branche manchmal sehr lange im Voraus. Engpässe und Verzögerungen können tiefgreifende Auswirkungen auf die Rentabilität und die strategische Entscheidungsfindung haben. Die integrierte Unternehmensplanung (IBP), d.h. die Verschmelzung von operativen Daten z.B. aus Beschaffungs- und Kundenauftragssystemen mit Finanzplänen, ist zunehmend entscheidend, um die Belastbarkeit sowohl kurzfristiger Prognosen als auch längerfristiger Planungsszenarien zu beurteilen."

Dies ist oft schwierig zu erreichen, da die Projektteams für das Ausgabenmanagement häufig auf eine Reihe wesentlicher Datenbarrieren stoßen, die es zu überwinden gilt, darunter:
  • Disparate Daten: Daten zu Ausgaben sind typischerweise in mehreren Systemen zu finden, die möglicherweise nicht miteinander verbunden sind, von Kreditoren-Tabellen und Finanzmanagementsystemen bis hin zu ERP-Tools, Unternehmenseinkaufssystemen und P-Karten.
  • Ungenauigkeit: Ausgabedaten sind oft inkonsistent aufgrund von Fehlern, Duplikaten, Aufzeichnungslücken oder einer großen Menge an Daten, die als "Sonstiges" klassifiziert wurden. Sie können auch veraltet sein oder mehrere konkurrierende Versionen der Wahrheit darstellen.
  • Inkonsistente Produktinformation: Namen und Codes für Lieferanten, Produkte und Dienstleistungen können falsch erfasst werden, was die Intransparenz verstärkt und den Verhandlungsspielraum mit Lieferanten einschränkt.
  • Begrenzte Analysen: Die Analyse von aktuellen Ausgabenmustern aus verschiedenen Blickwinkeln ist eine Herausforderung, da allgemeine Business-Intelligence-Tools dabei nicht helfen können.
Allerdings können die besten Ausgabenmanagement-Lösungen diese kniffligen Probleme und mehr überwinden. Moderne Tools stellen sicher, dass Sie stets über die richtigen Informationen zur richtigen Zeit verfügen und einen 100-prozentigen Einblick in die finanzielle und operative Leistung Ihres Unternehmens haben. Sie können jedes Quäntchen an Daten aus Ihren Transaktionssystemen aggregieren, bereinigen, validieren, kategorisieren und analysieren. Lieferantendaten können durch das Hinzufügen von Branchencodes angereichert werden, so dass Produkte und Dienstleistungen in den richtigen Rubriken erscheinen. Und schon haben Sie ein kristallklares Bild von Ihren Ausgaben. Etwaige Muster zeigen Ihnen, wo Sie die Beschaffungspipeline ankurbeln und die Compliance sicherstellen können.

In einer datengesteuerten Geschäftswelt können komplexe Aufgaben durch Automatisierung schnell und effektiv erledigt werden.

Lesen Sie, wie die Ausgabentransparenz von der Transaktion bis zur zusammenfassenden Analyse Proactis zu einem unschätzbaren Management-Tool macht, das die Entscheidungsfindung auf Führungs- und Abteilungsebene unterstützt.