Are you visiting us from the USA? To get the most relevant information, you may want to visit our
www.proactis.com/us/ site or choose another country from the global selector above

Places for People optimiert seinen Source-to-Pay-Prozess mit Proactid Sourcing, Vertragsmanagement und Rechnungsautomatisierung

Executive overview

Profil

Vertikaler Sektor
Wohnen, Immobilienmanagement

Verwaltete Immobilien
190.000+

Kunde seit
2014

Ziele

  • Verbesserung der Transparenz und Sorgfaltspflicht im gesamten Ausschreibungsverfahren des Konzerns.
  • Einhaltung der europäischen Richtlinien für die Ausschreibungsverarbeitung.
  • Eine einheitliche Betrachtung aller Vertragsdokumente und Lieferkettenpartner.

Wie Proactis geholfen hat

  • Sicherstellung der Transparenz und der Prüfbarkeit der Ausschreibung.
  • Bereitstellung eines zentral gehosteten Vertragsarchivs, das über alle Abteilungen und Unternehmen hinweg zugänglich ist, mit einem klaren Verständnis für die Doppelarbeit, die innerhalb der Lieferkette existiert.
  • Verfahren, um automatisch Daten aus Rechnungsdokumenten zu erfassen und zu extrahieren.

Vorteile für Places for People

  • Zugang für alle zu den gleichen Vertrags-und Lieferketteninformationen.
  • Verlinktes Beschaffungs- und Finanzwesen durch Förderung einer "geradlinigen Verarbeitung."

Profil

Places for People ist ein groß angelegtes Platzschaffungs- und Regenerationsunternehmen, das in jeder Lebensphase von Studentenwohnheimen und Heimen für Erstkäufer bis hin zu Pensionierungsdörfern, Wohnungen und Dienstleistungen anbietet. Das Unternehmen besitzt oder verwaltet über 195.000 Wohnungen und betreibt mehr als 120 Freizeiteinrichtungen.

Places for People nutzt Proactis Sourcing, um den Ausschreibungsprozess und das Vertragsmanagement zu verwalten, um maximale Effizienz und Sichtbarkeit von jedem Lieferantenvertrag zu erreichen.

Ziele

Die Organisation wollte alle Vertragsinformationen auf einer zentralen Plattform, die online geteilt werden kann, um sie über alle Unternehmen und Bereiche hinweg sicher und sichtbar zu machen.

Es mussten zeitaufwändige Prüfungswege und Gesetzesänderungen in Betracht gezogen werden, wobei europäische Richtlinien besagen, dass alle Ausschreibungsverfahren vollständig elektronisch werden mussten.
 

Wie Proactis geholfen hat

Der Konzern veröffentlicht jährlich zwischen 30 und 40 formelle, großangelegte Ausschreibungen. Kleinere, weniger komplexe Ausschreibungen werden mit der Proactis-Quick-Quote-Funktion veröffentlicht. Mit Proactis Sourcing werden nun alle Ausschreibungsunterlagen zentral durchgeführt, um einen vollständigen Prüfpfad des gesamten Prozesses zu gewährleisten und sicherzustellen, dass der Konzern die Regeln und Vorschriften einhält, d.h. die Angebote können erst eingesehen werden, wenn die Frist abgelaufen ist. Und wenn irgendwelche Dokumente geändert werden müssen, ist alles an einem Ort erledigt und kann mit allen Beteiligten geteilt werden.

Places for People nutzt das Lieferantenportal innerhalb des Proactis Contract Management, um mit dem Unit4 Business World On zu arbeiten! ERP-System zur Erfassung aller Lieferantenanforderungen in Bezug auf Versicherungsniveaus und Akkreditierungen. Anstatt jede Antwort auf jede Frage überprüfen zu müssen, wird der gesamte Prozess in Bezug auf den zeitlichen Umfang reduziert und stellt einen Audit-Trail zur Verfügung, da alle Informationen erfasst und geteilt werden können.

Proactis hat die Duplikation, die innerhalb der Lieferkette existiert, vollständig sichtbar und verständlich gemacht, dies hat es Places for People ermöglicht, einen De-Duplikationsprozess zu starten. Es wurde auch deutlich, dass es konzernweit mehrere Verträge für sehr ähnliche Gruppen oder Dienstleistungen gab, und Proactis hat eine bessere Verwaltung dieses Konsolidierungsprozesses ermöglicht - wo es zuvor vier oder fünf gab, gibt es jetzt nur noch einen Vertrag. Places for People erhält die Vorteile der Skala, der Lieferant erhält den Vorteil eines gesteigerten Engagements und jeder erhält die vollständige Sichtbarkeit von Informationen.

Vorteile für Places for People

Mit Hilfe von Proactis hat Places for People einen ganzheitlichen Blick auf das gesamte Ausschreibungsverfahren und war fünf Jahre vor der Verabschiedung der europäischen Richtlinie vollständig elektronisch. Mit allen Informationen, die sich auf eine bestimmte Ausschreibung in einem System beziehen, hat der Konzern Zugriff auf einen einzigen Informationspunkt.

Die Organisation ist aus einem Vermächtnis von Vertragsregistertabellen hervorgegangen, in denen es oft fünf oder sechs verschiedene Versionen gab, oder sogar verschiedene Unternehmen, die ihre eigenen Verträge unabhängig halten. Proactis hat die Silos der unterschiedlichen Vertragsinformationen und der reduzierten Vervielfältigung entfernt. Obwohl sie eine Datenreinigungsübung durchlaufen, sind viele Verträge bereits im Proactis-System. Da diese Verträge in einer Online-Plattform enthalten sind, sind Änderungen sichtbar und Informationen für jedermann zugänglich.

Durch die Nutzung der Proactis-Rechnungsautomatisierungsfunktionen ist der gesamte Source-to-Pay-Prozess untrennbar miteinander verbunden, wobei Beschaffung und Finanzen Hand in Hand arbeiten, um eine "geradlinige Bearbeitung" zu gewährleisten.'