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Mears Group steigert AP-Effizienz mit Proactis um 500%

Executive overview

Profil

Mitarbeiter:
16.000+

Rechnungen
100.000+ pro Monat

Operiert im:
Vereinigten Königreich

Kunde seit:
2005

Ziele

  • Schaffung eines Verfahrens und eines Systems, um dem schnellen Wachstum und der daraus resultierenden Zunahme von Rechnungen gerecht zu werden.
  • Implementieren einer Plattform, die es ermöglicht, sowohl Papier-als auch elektronische Rechnungen über eine einzige Lösung mit gemeinsamer Fehlerbehandlung zu verarbeiten.

Wie Proactis geholfen hat

  • Rechnungen, einschließlich PDF und XML, jetzt gescannt und importiert, wobei die Informationen automatisch extrahiert werden.
  • Beratung und Unterstützung bei der Umsetzung bewährter Verfahren im gesamten Unternehmen, um Kostenkontrollen zu verbessern, Sichtbarkeit und Compliance zu gewährleisten.
  • Nahtlose Integration mit hauseigenen Einkaufs-und Finanzsystemen.

Vorteile für die Mears Group

  • Die AP-Effizienz wurde um 500% erhöht, indem die Anzahl der bearbeiteten Rechnungen mit dem gleichen Team drastisch erhöht wurde.
  • Mehr Kontrolle, Sichtbarkeit und Compliance konzernweit.
  • Die unmittelbaren Bedürfnisse des Unternehmens, rund um Papierrechnungen mit einer skalierbaren Rechnungsautomatisierungsplattform wurden angesprochen, während zeitgleich ein Programm für elektronische Rechnungen eingesetzt wurde.

Profil

Die Mears Group ist für die Instandhaltung, Reparatur und Modernisierung von Häusern von Hunderttausenden von Menschen in Partnerschaft mit Kunden aus dem sozialen Wohnungsbau verantwortlich und beschäftigt über 16.000 Mitarbeiter.
 
Das rasante Wachstum der Mears Group führte dazu, dass die Organisation bestehende Systeme und Prozesse übersteigt. Die manuellen, papierbasierten Prozesse waren ressourcenintensiv, und wenn sich die Situation fortsetzen würde, würde Mears mit dem Einsatz einer beträchtlichen Anzahl neuer Verbindlichkeiten(AP) Mitarbeiter konfrontiert werden, um das schnelle Wachstum zu bewältigen.

Ziele

Mears hatte eine starke Geschäftsstrategie des Wachstums, sowohl organisch als auch durch Akquisitionen. Ein Prozess und ein System, um diesem Wachstum und der daraus resultierenden Zunahme von Rechnungen unterzubringen, war von entscheidender Bedeutung. Auch die erhöhte Rechnungssichtbarkeit und-effizienz konzernweit war entscheidend.
 
Die Organisation identifizierte Proactis als die perfekte Lösung, um ihre ressourcenintensiven, fehleranfälligen, papierbasierten Prozesse zu ersetzen, die sich nahtlos in das hauseigene Beschaffungs-und SunSystem-Finanzsystem integrieren würden.

Wie Proactis geholfen hat

Nach eingehender Bewertung der Anforderungen des Konzerns hat Proactis in zwei Phasen eine Lösung für die PRINCE2-Projektmanagement-Methodik implementiert und gleichzeitig viele neue Best-Practice-Techniken eingeführt, um eine vollständige Automatisierung der Rechnungsabwicklung zu gewährleisten.
 
Die Lösung, ein Scan-und Datenerfassungssystem, sorgte dafür, dass eingehende Kaufrechnungen sofort gescannt werden konnten, wobei Informationen automatisch extrahiert wurden. Proactis unterstützt auch elektronische Rechnungen im XML-Format und PDF-Format, mit einer nahtlosen Integration in die Beschaffungs-und Finanzsysteme des Konzerns.

Vorteile für die Mears Group

Mears hat sein Geschäft ausgebaut, ohne seine Rechnungsverarbeitungsressourcen zu erweitern. Die Organisation kann nun mit der zusätzlichen Arbeitsbelastung fertig werden, ohne dass dem Team Mitarbeiter hinzugefügt werden. Vor Proaktis wurden jeden Monat 20.000 Rechnungen von einem achtköpfigen Team bearbeitet. Diese Zahl liegt jetzt bei 100.000 pro Monat, mit der gleichen Anzahl, was eine Effizienzsteigerung von 500% bedeutet.
 
Die Proactis-Lösung hat die Prozess-und Technologieinitiativen ergänzt und gleichzeitig die Genauigkeit und Berichterstattung verbessert. Die erhöhte Kontrolle und Transparenz der Rechnungsabwicklung im gesamten Unternehmen mit Best-Practice-Kontrollen sorgt auch für die bisher nicht mögliche Compliance.

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