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Finanzdienstleistungsunternehmen mit Sitz in den USA erzielt mit Proactis über 80% Ausgabenvolumen „under management“

Executive overview

Profil

Sektor
Finanzdienstleistungen

Umsatz
$7 Mrd

Mitarbeiterzahl
18.000+

Anzahl der Niederlassungen
1.200+

Operiert in
Nordamerika

Ziele

  • Etablierung der Ausgabenkontrolle in der gesamten Organisation.
  • Erhöhung der Ausgabenverwaltung und Zentralisierung der Beschaffungsfunktion.
  • Verbesserung der regulatorischen Compliance.

Wie Proactis geholfen hat

  • Optimierte Prozesskontrollen bei Transaktionen, die nicht anderweitig formal verwaltet werden müssen.
  • Entwicklung einer schnellen und einfachen Möglichkeit für die Mitarbeiter, von genehmigten Lieferanten und über zugelassene Verträge zu kaufen.
  • Erstellung von standardisierten, richtlinienkonformen Autorisationsprozessen.

Vorteile

  • Ziel erreicht, mehr als 80% der Ausgaben zu verwalten.
  • Durchführung einer Prozesstransformation in der gesamten Firma.
  • Optimierte Prozesse und Kontrollen verbesserten die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.
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Profil

Eines der größten Vermögensverwaltungsunternehmen im amerikanischen Midwest begann den Transformationsprozess, um finanzielle Einsparungen, verbesserte operationale Effizienz, bessere Verwaltung und Risikominderung zu erreichen.
 
Mit einem Vermögen von über $140 Mrd und dem Betrieb von fast 1.200 Full-Service-Bankenzentren, war es für das Unternehmen von entscheidender Bedeutung, das Management sowie die Kontrolle der Ausgaben in der gesamten Organisation einzuführen.

Ziele

Als Ergebnis einer Reihe von Übernahmen gab es Unstimmigkeiten in den Prozeduren und Prozessen des Finanzdienstleisters. Dies führte zu einem Mangel an Ausgabenmanagement und -Einsicht und gleichzeitig zu einem erhöhten Risiko für Compliance Probleme hinsichtlich der gesetzlichen Vorgaben.
 
Das Unternehmen brauchte einen Weg, um seine Ausgaben durch die gesamte Firma hinweg administrieren zu können, um den Anteil der verwalteten Ausgaben zu erhöhen und die Beschaffungsfunktion zu zentralisieren. All das sollte bei gleichzeitiger Minimierung von Störungen während der groß angelegten Implementierung stattfinden. Proactis‘ Purchase-to-Pay (P2P) wurde letztendlich ausgewählt, um das Ausgabenmanagement und die Einhaltung der Vorschriften zu verbessern.

Wie Proactis helfen konnte

Proactis führte unternehmensweit P2P Best Practices durch die Implementierung einer automatisierten Lösung ein, die vollständig in das bestehende Finanzsystem integriert wurde. Dies ermöglicht die Verfolgung von Rechnungen während des gesamten Prozesses und stellt die Einhaltung des Kontenplans, der Budgets und der Steuervalidierung der Organisation sicher.
 
Der erweiterte P2P Footprint – durch die Verfeinerung der Beschaffungskategorien für bedeutende Ausgaben – trägt substanziell zur Erhöhung des Anteils der verwalteten Ausgaben bei. Die Durchsetzung von Unternehmensverträgen gewährleistet die Einhaltung von Vertragsbedingungen und Preisen, während der automatisierte Rechnungsabgleich und die Fehlerbehebung in allen Geschäftsbereichen eingeführt wurden.

Vorteile

Proactis hat auch dazu beigetragen, unnötige oder unangemessene Ausgaben zu vermeiden, indem es den Mitarbeitern in der gesamten Organisation eine schnelle und einfache Möglichkeit bietet, die benötigten Waren und Dienstleistungen von zugelassenen Lieferanten und über genehmigte Verträge zu kaufen. Genehmigungen, die nun vor dem Einkauf stattfinden sowie Budgetkontrollen stärken die Kontrolle und Einsicht über die Ausgaben.
 
Das Unternehmen erfüllt nun sein Ziel, mehr als 80% der Ausgaben zu verwalten.