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Immobilienverwaltungs-gesellschaft CBRE Ltd. steigert Wert mit Proactis Ausgabenmanagement

Executive overview

Profil

Vertikaler Sektor:
Immobilienmanagement

Verwaltete Immobilien:
5.000+

Verwaltetes Vermögen:
£38 Milliarden+

Erforderliche Leistungen:
£287 Millionen+

P2P Bneutzer:
500+
 

Ziele

  • Grundstückseigentümern des Kunden den besten Preis für die Beschaffung von Waren, Dienstleistungen, Versorgungsunternehmen und anderen Aufwendungen für verwaltete Anlagen bieten.
  • Kontrolle über Ausgaben über dem Budget zum Zeitpunkt der Bestellung nicht der Rechnungsstellung.
  • Pflegen Sie eine konsistente Kontrolle und Sichtbarkeit aller Kaufaktivitäten über alle Vor-Ort-und zentralen Bürofunktionen hinweg.|

Wie Proactis geholfen hat

  • Optimierte Rechnungsabwicklung und Zahlungsgenehmigung innerhalb der Verbindlichkeiten (AP).
  • Genaues, unternehmensweites Ausgabenmanagement und-berichterstattung.
  • Bereitstellung vollständiger Sichtbarkeit dessen, was ausgegeben wurde, und der geplanten Ausgaben.

Vorteile für CBRE Ltd.

  • Konsequente Purchase-to-Pay Prozesse (P2P) über alle verwalteten Immobilien hinweg, an denen rund 500 Mitarbeiter beteiligt sind.
  • Budgetkontrolle für die Standortleiter wurde deutlich verbessert.
  • Beträchtliches Wachstum des Transaktionsvolumens, das mit der gleichen Mitarbeiterzahl gemanagt wird.

Profil

CBRE Ltd. ist mit über 40.000 Mitarbeitern das weltweit größte Unternehmen für gewerbliche Immobiliendienstleistungen, das Immobilieneigentümer, Investoren und Besetzer weltweit bedient.
Der britische Immobilien-und Vermögensverwaltungsservice des Unternehmens bietet Eigentümern Leasingmanagement, Buchhaltung, Risikomanagement, Gebäudemanagement und Beschaffungsdienstleistungen für Gewerbeimmobilien, einschließlich Einkaufszentren, Bürogebäuden und Industriegebäuden an. Das Team verwaltet über 5.000 Objekte auf einer Fläche von 209 Millionen Quadratmetern und bietet 21.500 Mietern Service.
 
Das Unternehmen erhebt Miet-und Servicegebühren von mehr als 2,7 Milliarden Pfund pro Jahr. Bei der Beschaffung, haben sie einen jährlichen Aufwand von fast 290 Millionen Pfund, bei über 8.000 Lieferanten und über 150.000 Rechnungen pro Jahr.

Ziele

Wenn Immobilieneigentümer mit CBRE Verträge über die Verwaltung ihrer Vermögenswerte abschließen, erwarten sie, dass das CBRE-Team die Expertise im Immobilienmanagement und das lokale Wissen nutzt, um ihre Investitionen zu minimieren, um den langfristigen Wert zu maximieren und die Exposition gegenüber Risiken und finanziellen Engpässen zu verringern. Dies erfordert unter anderem eine genaue Kontrolle der Ausgaben für Dienstleistungen wie Reinigung, Wartung, Sicherheit, Landschaftsbau und alle Aktivitäten, die erforderlich sind, um eine Immobilie in Topzustand zu halten und zum Verkauf bereit zu halten. Dazu bedarf es auch einer sorgfältigen Verwaltung einer Vielzahl von Lieferanten sowie einer ordnungsgemäßen und schnellen Zahlung von Strom-und Steuerrechnungen und anderen Rechnungen. Sowohl die Eigentümer als auch die Mieter, die die Leistungen erhalten und bezahlen, erwarten eine klare, genaue und rechtzeitige Abrechnung aller Betriebskosten.
 
Das Führungsteam des Property und Asset Management erkannte, dass ein umfassendes organisationsweites Beschaffungs-und Rechnungsverarbeitungssystem erforderlich ist - ein System, das den wachsenden Umfang des Geschäfts effektiv unterstützt und einen hervorragenden Kundenservice bietet.

Wie Proactis geholfen hat

CBRE hat mit Proactis zusammengearbeitet, um eine durchgängige Beschaffungslösung zu implementieren, die nicht nur schnell umgesetzt werden konnte, sondern einen Rahmen bot, um ein echtes Ausgabemanagementsystem für alle seine Immobilien zu werden.
 
Die Proactis-Lösung hat die Effizienz bei der Beschaffung verbessert und gleichzeitig die Organisation in die Lage versetzt, die Ausgaben in allen einzelnen Einheiten genau zu erfassen und zu kontrollieren. Das System bietet auch die Kontrolle und Sichtbarkeit nicht nur dessen, was ausgegeben wird, sondern auch, welche Ausgaben geplant sind. Das verbessert die Finanzkontrolle deutlich und bringt einen erheblichen Mehrwert für Kunden und Mieter.
 
Die Tatsache, dass Proactis als Hosting-Lösung zur Verfügung stand, machte es noch attraktiver. Das bedeutete, dass das CBRE-Team seine ganze Aufmerksamkeit auf den Einsatz und die Nutzung des Systems richten konnte und das Proactis-Team den täglichen technischen Betrieb bewältigen konnte. Die Umsetzung erfolgte sehr schnell und erreichte in nur neun Monaten den kompletten Einsatz über alle Liegenschaften hinweg. Das System wird heute von über 500 Mitarbeitern genutzt, die vom zentralen Büropersonal bis hin zu den Mitarbeitern vor Ort reichen und mit 15 verschiedenen Finanzsystemen zur Unterstützung von CBRE und seinen zahlreichen Grundstückseigentümern integriert sind.

Vorteile für CBRE Ltd.

Mit Hilfe von Proactis‘ workflow und Berechtigungsregeln werden die meisten Einkäufe direkt von den autorisierten Mitarbeitern getätigt. Übersteigt der Kauf einen bestimmten Wert, riskiert er eine Überbudget-Situation oder ist anderweitig außerhalb der Norm, wird er automatisch an einen Manager zur weiteren Genehmigung weitergeleitet.
 
Standortmanager, die für das Ausgabemanagement ihrer Anlage verantwortlich sind, schätzen vor allem das Proactis-System, da es ihnen die vollständige Kontrolle und Sichtbarkeit ihrer Budgets gibt.

Das System trägt dazu bei, die Rechnungsabwicklung zu optimieren. Viele Ausgaben basieren notwendigerweise allein auf Rechnungen – zum Beispiel Telefon-, Dienst-und Steuerrechnungen. CBRE verwendet Proactis bei größeren Anbietern, wie Telefongesellschaften und internen CBRE-Gebühren, und hat elektronische Rechnungen bei verschiedenen Versorgern implementiert. Bis zu 50% der Rechnungen werden nun elektronisch empfangen, eingesehen und bezahlt. Dies sowie die Verwendung von Auftragsabgleich und Workflow zur Überprüfung der Service-Lieferung durch den Urheber haben die papierbasierte Bearbeitung stark reduziert und es der AP-Abteilung ermöglicht, die Kontrolle über den Bezahlvorgang deutlich zu erhöhen.
 
CBRE hat jetzt auch die Sichtbarkeit dessen, was genau mit Lieferanten passiert – was gekauft wird, wie viel ausgegeben wird, Lieferleistung, etc. Dies ermöglicht es dem Team, Probleme proaktiv zu identifizieren und zu lösen und auf einen noch besseren Wert mit Verträgen hinzuarbeiten.