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Bauer Media errreicht vollautomatisierte Rechnungsverarbeitung und -Bezahlung mit Proactis

Executive overview

Profil

Vertikaler Sektor:
Medien und Veröffentlichungen

Mitarbeiter:
2.000+

Kunde seit:
2010

Operiert im:
Medien und Veröffentlichungen

Ziele

  • Einführung eines optimierten Bestell- und Online-Ausgabeprozesses.
  • Zentrales Verwalten von Kaufrechnungen mit höchster Effizienz und Genauigkeit.
  • Verbesserung der Rechnungsabwicklung und Transparenz im Konzern.

Wie Proactis geholfen hat

  • Optimierte Rechnungsabwicklung und Zahlungsgenehmigung mit nahtloser Integration in das SAP Finanzsystem.
  • Bereitstellung einer vollständigen Sichtbarkeit der Aufgaben und der geplanten Ausgaben.
  • Reduktion manuell intensiver und fehleranfälliger Aspekte der Rechnungsabwicklung.

Vorteile für Bauer Media

  • Verbindet Einkauf und Finanzen durch Förderung einer ,,geradlinigen Verarbeitung.“
  • Einkaufs-Rechnungen können jetzt auf Knopfdruck von SAP aus eingesehn und bezahlt werden.
  • Verbindlichkeiten-Mitarbeiter können sich jetzt auf Aufgaben mit höherem Mehrwert konzentrieren.

Profil

Bauer Media, Teil der Bauer Media Gruppe, ist Europas größte Medien und Veröffentlichungs Gruppe in privatem Besitz. Die Gruppe erreicht mit seinen Medien millionen von Menschen auf der ganzen Welt mit mehr als 600 Magazinen, über 400 Medienkanälen und mehr als 100 Radio und Fernsehstationen. Ihre Standorte sind im gesamten Vereinigten Königreich vom Norden Schottlands bis zum Süden Englands verteilt.

Das Vereinigte Königreich besteht aus vielen juristischen Personen, aber es wurde die Entscheidung getroffen die Verbindlichkeitsfunktionen zu zentralisieren, so dass alle Rechnungen an einen zentralen Ort für die Verarbeitung geschickt werden, um die Kontrolle, Sichtbarkeit und Effizienz zu verbessern.

Ziele

Der britische Teil des Unternehmens versuchte den Bestellungs-. Rechnungs- und Zahlungsvorgang zu vereinfachen. Zuvor waren unzählige Papierrechnungen, verteilt auf die zahlreichen Standorte im gesamten Vereinigten Königreich notwendig. Es gab nur begrenzte Einblicke in die Kostren und die Verbindlichkeiten-Abteilung konnte den Liefernaten nicht mitteilen, wann Sie bezahlt würden.

Auch die Ausgaben waren ressourchenintensiv. Sie wurden manuell auf Tabellen festgehalten und Quittungen kamen auf dem Postweg.  Das war ineffizient, da Quittungen oftmals verloren gingen und schwierig zu prüfen.

Bauer Media hat Proactis Invoice Capture bereits genutzt und entschied sich diese Lösung zu erweitern um einen geradlinigen Rechnungsprozess zur Zahlung zu erreichen und sofortigen Einblick und Sichtbarkeit auf Ausgaben zu erreichen.
 

Wie Proactis geholfen hat

Proactis bietet ein optimiertes Bestellverarbeitungssystem und ein Online-Ausgabenmodul. Mit Hilfe von Invoice Capture scannt und importiert Bauer Media elektronische Rechnungen, und wenn jetzt Rechnungen eintreffen werden Auftragsnummern auf der Rechnung angegeben, was zu einer geradlinigen Bearbeitungen führt. Und weil Proactis sich nahtlos in SAP einfügt, ist die Bezahlung schneller und genauer.

Wenn es ein Missverhältnis oder einen Fehler gibt, wird es durch Proactis automatisch an das jeweilige Unternehmen geleitet. Dies wurde vorher manuell durchgeführt, aber der Prozess ist jetzt nicht nur schneller, sondern hat auch die Prüfbarkeit und Rückverfolgbarkeit stark verbessert.

Bauer Media konnte auch eine ,,keine Bestellung, keine Zahlung“-Politik einführen.Wemm eine Rechnung ohne Auftragsnummer empfangen wird, wird Sie zur Validierung automatisch an den Lieferanten zürückgeschickt. Das robuste Verfahren stellt sicher, dass die Verbindlichkeitenabteilung weiß, wieviel ausgegeben wird und was geplant ist. Alle Daten zu Ausgaben sind aktuell und genau und geben Einblick in die gesamten kombinierten Ausgaben des Unternehmens, einschließlich aller Verbindlichkeiten.

Vorteile für Bauer Media

Proactis hat dafür gesorgt, dass alle Rechnungen sichtbar sind, alle Kosten bekannt sind und alle Bestellungen im Voraus erhoben werden, so dass das Finanz-Team in der Lage ist, alle Kosten zu beurteilen. Im Verbindlichkeiten-Team hat es enorme Kosteneinsparungen gegeben, da sich die Verbindlichkeiten-Mitarbeiter durch die Automatisierung des Rechnungsprozesses auf Aufgaben mit höherem Mehrwert konzentrieren können.

Das Kosten- und  Risikomanagement ist jetzt schnell und robust und die Verbindlichkeitenabteilung weiß nun genau, was ausgegeben wurde. Bauer Media hat einen Selbstabrechnungsprozess implementiert, damit das Unternehmen Rechnungen im Auftrag aller Freiberufler und Mitwirkenden stellen kann. Sie werden dank  der Integration von SAP alle nach Ihren Bedingungen bezahlt. Proactis liefert die Vorlagen, um den Prozess zu automatisieren und enorme Zeitersparnisse zu liefern.

Bauer Media hat Proactis auch eingesetzt, um Papierbasirende Ausgabenprozesse durch ein vollelktronisches System zu ersetzen. Jetzt können Quittungen elektronisch angehängt werden, um eine schnellere Rückerstattung und eine glücklichere Belegschaft durch schnellere Genehmigungen zu Gewährleisten. Dadurch wurden die Kosten des Ausgabenprozesses gesenkt.

Darüber hinaus hat der Einsatz von Proactis zu einer Verbesserung der Lieferantenbeziehungen geführt, die auf eine stark optimierte Erfahrung zurückzuühren ist. Bauer Media erhält jetzt kaum noch Lieferantenanfragen (weniger Anrufe).