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a.s.r. erreicht volle Kontrolle über Ausgaben mit unternehmensweiter Einsicht in Aufwendungen und Verträge

Executive overview

Profil

Sektor
Finanzdienstleistungen

Mitarbeiterzahl
4.000

Anzahl der bearbeiteten Rechnungen
15.000 pro Jahr

Kunde seit
2008

Operiert in
Niederlanden

Ziele

  • Volle Kontrolle über den Beschaffungsprozess, Kosten, Risiken und Compliance.
  • Vollständige Transparenz innerhalb des gesamten Beschaffungsprozesses.
  • Einsicht in laufende Verträge.

Wie Proactis geholfen hat

  • a.s.r. Mitarbeiter können jederzeit Bestellungen von autorisierten Lieferanten aufgeben.
  • Beschaffungsprojekte werden auf transparente und messbare Weise durchgeführt.
  • Berichte zum Monatsende sind mit wenigen Mausklicks verfügbar.

Vorteile

  • Prozesskosten der Purchase Orders sind um 90% gesunken.
  • Rechnungsbearbeitung ist wesentlich schneller und effizienter, da die Genehmigung nun früher im Prozess stattfindet.
  • Erhebliche indirekte Kosteneinsparungen.
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Profil

a.s.r. ist eines der größten Versicherungsunternehmen in den Niederlanden. Die Firma bietet eine breite Palette von Finanzprodukten an, welche Sach-, Lebens- und Einkommensschutzversicherungen, Gruppen- und Einzelrenten sowie Kranken-, Reise-, Freizeit- und Bestattungsversicherungen umfasst. Das Unternehmen beschäftigt um die 4.000 Mitarbeiter.

a.s.r. ist stolz auf seinen Fokus auf Ausgabenkontrolle und Effizienz. In der letzten Zeit fehlte es jedoch an Einsicht in die laufenden Verträge, da es zu einer unüberschaubaren Zunahme der eingesetzten Lieferanten kam. Dies erschwerte es, einen klaren Überblick und die Kontrolle über die Gesamtausgaben zu erhalten.

Ziele

Das Hauptziel war, die Kontrolle über den Beschaffungsprozess, die Kosten und Risiken zu erreichen. Es wurde ein Projekt mit dem Namen „Unter Kontrolle“ eingerichtet. Ziel des Projektes war es, die beste Methode zur Standardisierung und Digitalisierung des gesamten Einkaufsprozesses zu finden. Hierbei sollte die Rechnungsbearbeitung einbezogen und in das bestehende Finanzsystem integriert werden.

Durch das Projektteam erkannte a.s.r., dass eine integrierte Plattform zur Unterstützung zentraler Einkaufs- und Finanzfunktionen, die alle Verträge und Verpflichtungen erfasst, die perfekte Lösung ist. Proactis‘ Source-to-Pay Funktion wurde somit ausgewählt.

Wie Proactis geholfen hat

Proactis ermöglichte den Zugriff auf Kennzahlen und die Verwaltung von Verpflichtungen, was bisher nicht verfügbar war. Das Beschaffungsteam hat nun die gesamte Kontrolle. Die Einführung verlief sanft, hinsichtlich der Zeit sowie des Budgets. Die neue Arbeitsmethodik stellt sicher, dass a.s.r. Mitarbeiter nun jederzeit Bestellungen aufgeben können. Dies kann über autorisierte Kataloge, Bestellformulare oder Smart forms geschehen. Darüber hinaus ist die Einstellung von Zeitarbeitskräften über die Plattform einfach und unkompliziert, sodass es möglich war, Selbstfakturierung einzuführen.

Das Unternehmen koordiniert die gesamte Breite des Beschaffungsprozesses über die Plattform - von der Beschaffung über das Vertragsmanagement, bis hin zur Kreditorenbuchhaltung. Die Lösung sichert die komplette Compliance mit den derzeitigen nationalen und regionalen Gesetzen, Verordnungen und Regelungen der Unternehmensleitungen.

Vorteile

Die Beschaffungsabteilung leistet nun einen wichtigen Beitrag zu den Unternehmenszielen von a.s.r. Die Proactis Plattform hilft, zu versichern, dass die Beschaffungsprojekte in einer transparenten und messbaren Art und Weise durchgeführt werden, während gleichzeitig die Effizienz erhöht wird. So werden beispielsweise Online Auktionen zum Kauf von Büromaterialien und -Möbeln, aber gleichzeitig auch Spezialhilfe wie von unabhängigen Experten zur Beurteilung von Schäden und Ansprüchen, genutzt. Diese Sichtweise hilft dem Unternehmen als Ganzes, mehr strategische Einkaufsentscheidungen zu treffen.

Das Unternehmen hat volle Kontrolle über die Beschaffung und die Verträge. Die Zahl der Rechnungen ist aufgrund der Straffung der genehmigten Lieferanten und Verträge gesunken. Rechnungsbearbeitung ist nun einsehbar und der Prozess wurde dadurch, dass Genehmigungen jetzt oft früher im Prozess erteilt werden, enorm verbessert. Dies erspart der Kreditorenbuchhaltung eine substanzielle Menge administrativer Arbeit. Die Bearbeitungskosten von Bestellrechnungen wurden durch den Einsatz von Proactis um 90% reduziert, was zu erheblichen Einsparungen bei den indirekten Kosten führte. Dies führt ebenfalls dazu, dass die Mitarbeiter sich mehr auf strategische Aufgaben konzentrieren können.