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Her Majesty’s Government of Gibraltar führt Proactis-Rechnungserfassung ein, um den Source-to-Pay-Prozess zu vereinheitlichen

08. Juli 2020 - Proactis, der globale Spezialist für Ausgabenmanagement, gab heute bekannt, dass die Regierung von Gibraltar (HMGoG) mit der Einführung ihrer Invoice Capture-Lösung den Einsatz von Proactis-Lösungen ausgeweitet hat, um die Kreditorenbuchhaltung umzugestalten, den Rechnungsstellungsprozess zu automatisieren, die Steuerung zu verbessern und die Kosten zu senken.

HMGoG hat eng mit Proactis zusammengearbeitet mit dem Ziel, den gesamten Source-to-Pay-Prozess in seinen Abteilungen mit Proactis-Lösungen zu vereinheitlichen und zu automatisieren.

Als wichtiger Teil des Projekts wurde festgestellt, dass eine Plattform benötigt wird, die es ermöglicht, sowohl Papier- als auch elektronische Rechnungen über eine einzige Lösung zu verarbeiten. Da der Rechnungsstellungsprozess von Papier und ineffizienten manuellen Methoden geprägt war, benötigte das HMGoG eine Möglichkeit, den Prozess weiter zu automatisieren.

Proactis Invoice Capture Software as a Service (SaaS) wurde ausgewählt, um die zentralisierte und Verarbeitung eingehender Rechnungen effizienter zu gestalten. Diese werden gescannt oder, im Falle von elektronischen Dokumenten, mit "intelligenter" Datenerfassung importiert, die automatisch wichtige Rechnungsinformationen extrahiert. Dedizierte Query-Desk-Funktionen optimieren dabei die Verarbeitung von nicht konformen Rechnungen. Nach der vollständigen Einführung wird Invoice Capture zur Verarbeitung von ca. 70.000 Rechnungen pro Jahr eingesetzt werden, zunächst in Papier- und PDF-Formaten.

"Wir haben die Leistung unserer Finanz- und Beschaffungsteams überprüft und Möglichkeiten zur Verbesserung ermittelt", erklärte Julian Baldachino, Chief Officer für Dienstleistungen und Innovation bei der Regierung. "Wir haben Proactis-Lösungen schon erfolgreich eingesetzt und die Nutzung weiterer Funktion gesteigert. Dieser jüngste Schritt wird unsere wichtigsten Source-to-Pay-Prozesse automatisieren und effizienter gestalten, vom Lieferantenmanagement über die Beschaffung und das Vertragsmanagement bis hin zum Einkauf und zur Optimierung unserer Lieferantenrechnungsbearbeitung. Wir sind zuversichtlich, dass wir durch die Hinzufügung des Invoice Capture-Lösung unsere Effizienz der Rechnungsbearbeitung erheblich steigern und gleichzeitig die Bearbeitungskosten senken können, so dass sich unsere Mitarbeiter auf Projekte mit höherer Wertschöpfung konzentrieren können.

"Wir freuen uns, dass die Regierung die Skalierbarkeit der Proactis-Lösungen nutzt, und die Einführung von Invoice Capture ist ein weiterer Beweis für die Stärke der Beziehung, die Proactis mit der Regierung unterhält", fügte Ilija Ugrinic, UK Commercial Director von Proactis, hinzu. "Das Angebot von Invoice Capture ist speziell darauf ausgerichtet, viele der Herausforderungen zu bewältigen, denen sich die Regierung gegenübersieht, und wir freuen uns darauf, gemeinsam die Vorteile zu realisieren, die eine verbesserte Effizienz und Kontrolle mit sich bringen wird".