Business as usual – Beschaffung in unsicheren Zeiten

Beschaffungsexperten, insbesondere diejenigen, die für die strategische Beschaffung von Waren und Dienstleistungen verantwortlich sind, sind es gewohnt, mit großen Schwankungen von Angebot und Nachfrage umzugehen. Doch die Auswirkungen des neuartigen Coronavirus erweisen sich selbst für die versiertesten Sourcing-Fachleute als äußerst schwierig.

Die aktuelle Situation hat das Maß an Unsicherheit, mit dem Experten für strategische Beschaffung konfrontiert sind, noch verstärkt. Dazu tragen Preisschwankungen, zunehmende Ausfälle von Lieferanten, wiederkehrende Kapazitäts- und Materialengpässe oder auch ein Überangebot bei.

Es gibt jedoch einige bewährte Verfahren und Instrumente, die nicht nur beim Umgang mit Unsicherheiten bei Nachfrage und Angebot, sondern auch bei Lieferantenausfällen, Preisschwankungen und Risiken in der Lieferkette helfen können.

Verbesserung der Effektivität und Transparenz sowohl der strategischen als auch der taktischen Beschaffung
Den größtmöglichen Nutzen für das Unternehmen zu erzielen wird entscheidend sein, nicht nur für den Erfolg, sondern in einigen Fällen auch für das Überleben. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, die Effektivität und Transparenz sowohl der strategischen als auch der taktischen Beschaffungsprozesse zu verbessern und gleichzeitig den administrativen Zeit- und Arbeitsaufwand zu reduzieren. Es gibt Sourcing-Lösungen, die flexible, kollaborative und effiziente Methoden für die Durchführung effektiver Beschaffungsmaßnahmen aller Art bieten.

Genau das bekommen, was Sie benötigen
Die akkurate und effektive Verwaltung von Beschaffungsmaßnahmen sollte schon in „normalen“ Zeiten Priorität haben. Aber momentan ist die Fähigkeit, jede Beschaffungsmaßnahme einfach und schnell zu definieren und zu verwalten, von entscheidender Bedeutung. Es gibt Lösungen, mit denen Sie Termine und Fragen festlegen und Antworten automatisch bewerten können. Sie können auch mehrere Angebote für einmalige Einkäufe über ein einziges System einholen und so gerechte Wettbewerbsbedingungen für Ausschreibungen schaffen. Einige Unternehmen lagern diesen Teil des Prozesses aus, so dass Sie sich zurücklehnen und zusehen können, wie Lieferanten um Aufträge konkurrieren.

Verwalten Sie Ihren Lieferantenstamm
Der Aufbau einer starken Lieferantenbasis mag im Moment nicht oberste Priorität haben, aber die Aufrechterhaltung derselben sollte sie haben. Dies kann durch die Strukturierung und Straffung des gesamten Lebenszyklus Ihrer Lieferanten erreicht werden – von der anfänglichen Identifizierung über Annahme, Freigabe, Transaktionen bis zur Analyse.

Proaktive Überwachung und Verwaltung von Lieferantenrisiken
Es ist wichtiger denn je, proaktiv zu überwachen, welche Lieferanten ein hohes Risiko mit sich bringen, und über Notfallpläne und Alternativlieferanten zu verfügen. Es gibt Instrumente zur Frühwarnung vor Lieferanten, die sich in Schwierigkeiten befinden könnten. Zudem sollten einige Indikatoren, die auf Probleme hinweisen könnten, selbst überwacht werden, z.B. wenn ein Lieferant auf kürzere Zahlungsfristen drängt oder wenn es Auffälligkeiten bei der Lieferleistung oder Qualität gibt. Notfallpläne sind unerlässlich, vor allem, wenn es nur wenige oder keine alternativen Lieferanten gibt.

Zusammenarbeit mit Lieferanten bei innovativen Maßnahmen zur Kostensenkung
Arbeiten Sie mit Ihren Lieferanten zusammen, um die Kosten zu senken und schaffen Sie ein gegenseitiges Verständnis für Kostenstrukturen. Prüfen Sie gemeinsam mit Ihren Lieferanten Möglichkeiten, wie z.B. verschiedene Arten der Zahlung und Bestandsverwaltung. Machen Sie nicht einfach immer wieder das Gleiche, nur weil Sie es schon immer so gemacht haben. Diese Zeiten verlangen nach innovativen Ansätzen.

Erfolg nicht nur an Einsparungen messen
Kostenreduktion ist nach wie vor ein zentraler Messwert in der Beschaffung, es gibt jedoch noch weitere Leistungsmerkmale, darunter Qualität, Verfügbarkeit, Nachhaltigkeit und sogar Sicherheit. Für diese Zeiten müssen Sie die passenden Kennzahlen für Ihr Unternehmen auswählen.

Helfen Sie wichtigen Lieferanten bei der „Finanzierung“ Ihrer Bestellungen
Beschaffungsprofis müssen viel mehr dazu beitragen, Liquiditätsprobleme wichtiger Lieferanten zu mildern. So können Sie beispielsweise kürzere Zahlungsfristen im Austausch gegen Rabatte vereinbaren, um den Cashflow der Lieferanten zu verbessern.

Bereiten Sie sich für die Rückkehr zur Normalität vor
Es mag derzeit nicht danach aussehen und sicher noch eine Weile dauern, aber wir werden die gegenwärtige Situation hinter uns lassen und wieder zur Normalität zurückkehren – höchstwahrscheinlich wieder verbunden mit Engpässen. Das bedeutet möglicherweise, dass Lieferanten dann auswählen werden, welche Kunden begrenzte Lieferungen erhalten. Das sollten Sie im Hinterkopf behalten und auch in schwierigen Zeiten gute Lieferantenbeziehungen aufbauen. Unternehmen streben danach, sich mit Ihren Produkten und Dienstleistungen am Markt abzuheben, aber jetzt sollten sie auch versuchen, sich im Hinblick auf Ihre Lieferanten abzuheben, ein „bevorzugter Kunde“ zu werden. Erleichtern Sie es Ihren Lieferanten, mit Ihnen Geschäfte zu machen.

Proactis kann Ihnen helfen, diese Überlegungen im Auge zu behalten und sogar höhere Maßstäbe anzulegen.

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