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Agiles Ausgabenmanagement - weit jenseits des traditionellen Ausgabenmanagements

Unternehmen arbeiten heute in einem Umfeld, das von ihnen verlangt, sich an Veränderungen anzupassen und Chancen optimal zu nutzen. Beispielsweise müssen sie agil genug sein, um Veränderungen der Lieferverfügbarkeit, Preisgestaltung, Rechnungsstellung und Zahlungen, um nur einige zu nennen, zu managen.

Agilität bedeutet, in der Lage zu sein, mit Leichtigkeit die Richtung zu ändern und sich durch kontinuierliche Weiterentwicklung anzupassen, und ein agiles Ausgabenmanagement kann der Motor dieser Anpassungsfähigkeit sein. Vorausschauende, kollaborative, datengesteuerte und handlungsorientierte Unternehmen wissen das.

Der Schlüssel zu einem agilen Betriebsmodell ist die Technologie. Sie ermöglicht Effizienz, Engagement und Steuerung. Ein agiler Ansatz hilft nicht nur beim Management des Wandels und bei der Lösung von Problemen, sondern auch bei der Aufrechterhaltung starker und konstruktiver Käufer-Lieferanten-Beziehungen. Im Hinblick auf die Kreditorenbuchhaltung beispielsweise geht es bei Agilität darum, effizient und effektiv mit Lieferanten aller Größenordnungen zusammenzuarbeiten, alle Arten von Rechnungen (von Papier bis hin zum PO-Flip) zu erfassen, zwischen Telearbeit und Vor-Ort-Arbeit zu wechseln und zur Optimierung des Cashflows beizutragen - all dies bei einem ausgewogenen Verhältnis zwischen den Bedürfnissen Ihrer Lieferanten und den Anforderungen Ihres Unternehmens.

Gary Simon, BSc, FCA, FBCS, CITP, Chief Executive von FSN & Leiter des Modern Finance Forum auf LinkedIn, hat vor kurzem erklärt, dass "weniger automatisierte und agile AP-Funktionen ihre Betriebsabläufe aufgrund der manuellen Verarbeitung, die erforderlich ist, um Rechnungen genehmigungsreif in ERP-Systeme zu bekommen, belasten - deshalb ist es so wichtig, ein agiles AP-Modell zu haben, das 100% der Rechnungsformate effizient verarbeiten kann".

Wir haben einige Beispiele dafür identifiziert, wie ein agiles Ausgabenmanagement wirklich Ergebnisse liefern kann:

Beschaffung
Die Erzielung des besten Wertes ist entscheidend, nicht nur für den Erfolg, sondern in einigen Fällen auch für das Überleben. Ein agiler Ansatz für das Ausgabenmanagement trägt dazu bei, dies zu erreichen, indem er die Effektivität und Transparenz sowohl der strategischen als auch der taktischen Beschaffungsprozesse verbessert und gleichzeitig den administrativen Zeit- und Arbeitsaufwand reduziert. Es gibt strategische Werkzeuge, die flexible, kollaborative und effiziente Methoden für die Durchführung effektiver Beschaffungsverfahren aller Art bieten.

Solche Werkzeuge ermöglichen es den Mitarbeitern auch, das zu finden und zu kaufen, was sie brauchen. Spezifische Waren und Dienstleistungen, die von autorisierten Lieferanten erhältlich sind, können leicht zugänglich gemacht werden, und diese Fähigkeit ist für das Erreichen höherer vertragsgebundenere Ausgaben unerlässlich. Es ist viel wahrscheinlicher, dass Mitarbeiter den richtigen Artikel vom richtigen Lieferanten kaufen, wenn es einfacher ist, dies zu tun. Wenn Mitarbeiter die Möglichkeit haben, ohne langwierige interne Prozesse den Artikel oder die Dienstleistung zu suchen, auszuwählen und dann zu bestellen, der bzw. die ihren Bedürfnissen am besten entspricht, wird der Einkaufsprozess für den Mitarbeiter rationalisiert und die Quote der vertragsgebundenen Ausgaben drastisch erhöht.

Lieferantenmanagement
Ein agiles System ermöglicht es Ihnen, gemeinsam mit Lieferanten daran zu arbeiten, wie Sie Kosten senken und Kostenstrukturen verstehen können. Schauen Sie sich die Möglichkeiten mit Lieferanten an, wie z.B. unterschiedliche Zahlungsmethoden und verschiedene Arten des Managements des Lagerbestands - machen Sie nicht einfach immer wieder dasselbe, nur weil Sie es schon immer so gemacht haben.
 
Auch die Flexibilität, proaktiv zu überwachen, welche Lieferanten ein Risiko darstellen, ist von entscheidender Bedeutung. Es gibt Werkzeuge zur Frühwarnung vor Lieferanten, die sich in Schwierigkeiten befinden könnten. Notfallpläne sind unerlässlich, aber man braucht auch die Instrumente, um diese Pläne unterstützen und das Management unterstützen zu können.

Kreditorenbuchhaltung
Wenn die Automatisierung des gesamten Kreditorenbuchhaltungsprozesses ins Spiel kommt, wird ein hohes Maß an Agilität freigesetzt. Rechnungen bleiben nicht mehr in den Büros "hängen", wenn das Team zur Telearbeit (Home Office) übergehen muss. Es ist nicht mehr notwendig, gemeinsam genutzte E-Mail-Postfächer zu durchforsten, um zugehörige Dokumente zur Genehmigung von Rechnungszahlungen zu finden. Unstrukturierte Daten werden schnell in strukturierte Daten umgewandelt. Saubere, präzise Rechnungsdaten sind nahtlos integriert und bereit für automatisierten Abgleich und Freigabe, mit direktem Zugriff auf unterstützende Genehmigungsdokumente, z.B. Stundenzettel.

Unternehmen, die erfolgreich ein agiles Ausgabenmanagement einführen, sind besser in der Lage, mit den sich ändernden Bedingungen und Prioritäten umzugehen. "Der wichtigste Vorteil inmitten der Covid-19-Situation ist, dass wir auf alles zugreifen können, am selben Ort, von überall her", erklärte Ian McKee, stellvertretender Finanzdirektor an der University of Sussex. "Die Lösungen von Proactis waren in dieser Situation enorm hilfreich. Wir sind sehr schnell ins Home Office übergegangen, aber wir konnten dies in der Zuversicht tun, dass keiner unserer Prozesse darunter leiden würde. Das Management der Lieferanten und Verträge, das eProcurement und alle Rechnungsstellungsprozesse sind digital".

Agilität fördert die Widerstandsfähigkeit, sie ist dynamisch und für das Management des Wandels unerlässlich. Daher ist es sinnvoll, dass das Ausgabenmanagement agil sein sollte, weil es eine so zentrale Rolle innerhalb einer Organisation spielt. Es gab noch nie einen besseren Zeitpunkt, um Ihre Source-to-Pay-Prozesse zu automatisieren - oder weiter zu optimieren - und sicherzustellen, dass das Geschäft unter allen Umständen weiterlaufen kann.